Foire aux questions de l’AG

(In English below)

L’Assemblée Générale du LFS, le samedi 30 mai, a été un moment important de la vie de notre établissement. En tant que membres de l’Association des Parents d’Élèves du Lycée Français de Shanghai, les parents du LFS ont été amenés à voter pour approuver le procès-verbal de la précédente AG, les comptes clos le 31 décembre 2019, le budget 2020, mais aussi choisir les parents qui les représentent au Conseil d’Administration.

Retrouvez en ligne, sur l’espace dédié, l’ensemble des informations liées à l’AG. Cliquez sur le lien suivant et saisissez le mot de passe qui vous a été communiqué par email.

https://2020.lyceeshanghai.com/docs-a-telecharger/

Vous êtes nombreux à nous avoir posé des questions à l’occasion de ces deux réunions. La FAQ ci-dessous les regroupe, par catégorie, et y apporte les réponses.

1/ Questions financières

Quels sont les frais de scolarité de l’année scolaire 2020-2021 ?

Les frais de scolarités sont consultables depuis la page suivante :

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/reglement-financier/

Ces frais ont été votés par les familles lors de l’Assemblée Générale du LFS. Le LFS a tenu à contenir l’augmentation des frais de scolarité à 2,5% c’est à dire au niveau de l’inflation.

Les frais de transport et des ASC restent identiques à l’année scolaire 2019-2020. Le montant des frais du programme FLESco  est de 15 000 RMB par an sur 2 ans.

La décision de la Commission d’Éducation Municipale de Shanghai (SHMEC) de rembourser les parents de maternelle pour les frais de scolarité payés pour toute la durée de la crise sera-t ’elle suivie par le LFS ?

En lien avec la question spécifique des maternelles, la SHMEC a reconnu la spécificité du LFS et notamment les contraintes qu’imposent le cadre de l’homologation. En France, l’instruction est obligatoire à partir de 3 ans. Des solutions sont mises en place pour assurer un enseignement à distance. Par ailleurs s’agissant des questions financières la SHMEC n’est pas compétente pour imposer un remboursement. La Maternelle constitue par ailleurs un cycle de 3 ans. Les apprentissages qui n’auraient pas pu être acquis pendant la durée de la fermeture des classes seront donc acquis en fin de cycle.

Un plan financier détaillé a-t-il bien été remis aux parents pour approbation avant l’émission des factures ? 

Les membres de l’association, réunis en Assemblée Générale, valident tous les ans les comptes ainsi que le budget de l’année en cours, budget qui comprend une proposition pour les frais de scolarité de l’année suivante. Les comptes 2019 et le budget 2020 ont été présentés et votés lors de l’AG du LFS.

Un rapport financier détaillé est-il mis pour approbation en fin d’année aux parents ?

Les éléments financiers qui ont été envoyés avec la convocation à l’AG sont issus du rapport des auditeurs, dont c’est précisément le rôle de vérifier nos comptes. Le rapport a été envoyé le 7 avril. Les comptes et budget ont en outre été présentés en détail pendant l’AG elle-même et le CA a répond à toutes les questions qui ont été posées par les parents.

Sur simple demande, chaque membre de l’association peut avoir accès aux comptes détaillés de l’année écoulée auprès de la direction financière.

Comment sera traité le non-paiement des frais scolaires par les parents bénéficiant d’un paiement mensualisé et qui ont cessé de payer depuis décembre 2019 ?

Les plans de paiement engagent les familles qui les ont acceptés. Lorsque les échéances ne sont pas tenues elles sont relancées par le lycée qui en étudient avec elles les raisons. Nous sommes conscients que certaines familles sont touchées par la situation de crise liée au COVID-19 et nous avons décidé d’aborder chaque situation personnelle sur la base d’un échange respectueux mais incluant des engagements qui doivent être respectés. A l’exception des familles boursières toutes les familles doivent régler leurs frais de scolarité dans leur intégralité.

Quelles décisions ont-elles été prises en lien avec les ASC, les bus et la cantine ?

Le LFS a décidé l’émission d’avoirs pour les ASC annuelles et le bus. Ces avoirs qui correspondent aux calculs réalisés à fin avril seront envoyés aux familles en même temps que la facture des frais de scolarité du 1er trimestre 2020-21 fin juin. Pour les familles qui quittent le lycée à la fin de l’année scolaire 2020-21, ces montants seront remboursés. Les non-dépenses liées à la cantine et autres postes ont été réaffectées au Budget 2020 pour limiter la hausse des frais de scolarité.

La facture d’acompte pour l’année 2020-2021 a été envoyée alors que les frais de bus et d’ASC n’ont pas encore été rétrocédés. Pourquoi ?

Comme voté lors de l’AG, un avoir sera émis par l’école pour les frais de bus et ASC annuels non consommés.

La facture d’acompte, d’un montant de 15 000 RMB, permet à l’école d’anticiper les frais de préparation de la rentée. Elle est comme chaque année elle envoyée par anticipation. La facture du solde du premier semestre 2020-2021 sera envoyée au mois juin une fois les tarifs définitifs votés.

Pourquoi l’école ne va-t-elle pas émettre d’avoirs pour les frais de cantine non consommés ?

Les frais de cantines font partie des frais de scolarité. Ils n’en sont pas dissociables, conformément à notre règlement financier.

Les sommes non-dépensées sont réallouées au budget global 2020 pour permettre de limiter l’augmentation des frais de scolarité et de proposer aux familles une augmentation de 2.5 % qui ne représente que l’inflation prévisionnelle. Il n’y aura donc pas d’avoir mais vous continuerez de bénéficier de tarifs à prix coutants, faisant du Lycée Français de Shanghai l’une des écoles internationales les plus abordables de Shanghai.

Comment les économies faites auprès des prestataires seront-elles réemployées ?

Avec la fermeture du lycée, nous avons immédiatement pris contact avec l’ensemble de nos sous-traitants et négocié avec eux des remises sur leurs factures de service. Nous avons reçu plus de 50% de remise sur nos factures de bus et près de 75% pour la cantine.  Ces montants seront restitués aux familles : soit par un avoir, soit par le versement au budget 2020 de ces sommes non dépensées pour limiter l’augmentation des frais de scolarité.

Que comptez-vous faire des économies réalisées sur :

  • La facture d’électricité : toute réduction d’énergie est réaffectée à la réduction des frais de scolarité 2020-2021
  • Les frais de nettoyage : nous avons une équipe de nettoyage qui s’emploie sans cesse à assurer des conditions d’hygiène et de sécurité optimales pour les équipes, et désormais des élèves, sur site grâce au nettoyage et à la désinfection de notre école. Nous avons négocié pour qu’il n’y ait pas de surcoûts pendant la fermeture ainsi que pour la réouverture.
  • Les coûts de petits matériels : ces coûts représentent une petite partie de nos coûts, et il s’agit principalement du matériel pour la pédagogie. Il y a eu une campagne de livraison de matériel pour les familles à Shanghai et pour le budget non dépensé, il a été réaffecté au budget de la pédagogie pour le reste de l’année.
  • Les travailleurs à temps partiel et les travailleurs temporaires : nous n’en avons pas à l’école
  • La Cantine : comme indiqué lors de notre réunion d’information du 25 avril, les frais non-dépensés sur la cantine seront réaffectés pour limiter l’augmentation des frais de scolarité au titre de l’année scolaire 2020-2021.
  • La Réduction du loyer : à l’exception du parking sur le campus de Qingpu, nous n’avons pas de frais de location. En effet le lycée est co-propriétaire des terrains et des bâtiments sur les deux campus, c’est une garantie de pérennité. Pour le COVID, certaines mesures ont été prises en compte pour permettre de reporter certains frais de location mais elles ne sont pas applicables si le propriétaire foncier est un propriétaire privé, ce qui est notre cas.
  • Les frais de maintenance : même si l’école n’était pas ouverte, nous avons continué à procéder à l’entretien qui est effectué de façon continue pour le bon maintien des bâtiments. Nous avons en fait profité de la période pour procéder à quelques réparations.

Tous les coûts indiqués ci-dessus représentent 22% du budget total des coûts financés à 100% par les frais de scolarité.

Notre structure a en fait une très petite partie de coûts variables, estimés à 8%. C’est la raison pour laquelle nous avons des économies qui demeurent limitées.

  • Les frais de transport : tel que voté lors de l’Assemblée Générale, la réduction des frais de transport sera réallouée aux familles via un avoir

L’application de tous les avoirs et la réallocation à l’augmentation limitée des frais de scolarité seront votées en Assemblée Générale.

Des mesures spécifiques d’aide aux familles sont-elles mises en place ?

Le LFS va étendre les facilités de paiement et l’équipe financière a déjà commencé ce travail en dialogue direct avec les familles qui font part de leur difficulté. Nous avons mis en place des procédure particulières d’échelonnement des plans de paiement pour que les familles puissent assurer leurs engagements financiers.

Le LFS a également créé un fonds de solidarité auquel nous attribuons un montant de 1.2 M de RMB, soit une dizaine de bourses.

Toutes les informations sont consultables au lien suivant :

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/fonds-de-solidarite/

Est-il possible de mettre en place un système de paiement mensuel vs. semestriel pour l’année scolaire prochaine 2020/2021 ?

Les frais de scolarité assurent à 96% le fonctionnement du lycée. A l’inverse de beaucoup d’écoles qui facturent l’année entière en septembre ils sont facturés semestriellement pour offrir une flexibilité aux familles et aux entreprises. Il n’est pas prévu que cette règle évolue l’année prochaine. En cas de difficulté chaque famille peut contacter les services financiers pour proposer la mise ne place d’un plan de paiement mensuel.

Quelles sont les aides perçues par l’école de la part de l’AEFE ou du ministère des affaires étrangères afin d’éviter que les surcouts directs et indirects du Covid-19 soient répercutés aux familles ?

Le lycée ne reçoit aucune aide spécifique de l’AEFE ou de l’Etat français en lien avec le COVID-19. Cependant dans un souci d’accompagner les familles en difficulté, la France distribue chaque année des bourses aux élèves du lycée, une cinquantaine pour la rentrée à venir. Dans le cadre du Covid-19 L’AEFE a lancé une nouvelle dotation de bourses scolaires pour l’année en cours. Cette aide à la scolarisation, destinée aux enfants français des familles ne disposant plus de ressources suffisantes pour assurer la finalisation de leur plan de paiement, est attribuée sur la base d’un dépôt de dossier auprès des services du Consulat général de France à Shanghai.

Est-ce que le LFS peut bénéficier d’aides du district ou des autorités chinoises, s’il y en a, pour les écoles internationales ?

Les autorités chinoises ont mis en place une série de mesures pour venir en aide aux entreprises. Le Lycée, en tant qu’organisation ne peut prétendre aux mêmes aides. Nous bénéficions néanmoins d’une exonération de charge de 50% sur les personnels chinois de février à juin. Cette économie a été reportée dans le budget 2020.

Quel est l’impact des modifications du système d’imposition chinois prévues en 2022 sur les frais de scolarité supportés par les familles ?

Cette question fait référence à la modification de traitement des avantages en nature dont font partie les frais de scolarité et qui pourraient être imposés. Cette réforme est évoquée depuis plusieurs années mais aucune décision n’est prise. Le lycée étudie plusieurs scénarios.

Pouvez-vous nous donner des exemples d’économies mises en place pour contrôler vos coûts ?

Dès la fermeture de nos campus nous avons immédiatement pris contact avec l’ensemble de nos sous-traitants pour négocier leur facture de service : bus, cantine, gestion des locaux, nettoyage, sécurité mais aussi sociétés ASC et notre banque en ce qui concerne le prêt Yangpu.

Nous avons obtenu des remises substantielles sur ces postes qui donneront lieu à des avoirs pour les bus et les ASC ou qui seront réallouées au budget 2020 pour limiter l’augmentation des frais de scolarité.

À ces économies, directement liées à la fermeture de l’école, s’ajoute une gestion rigoureuse des coûts qui nous a notamment permis de réaliser suite à la renégociation de tous nos contrats de services annexes en 2019 une économie de 2 millions de RMB par an. Nous avons également revu à la baisse les travaux d’été. Enfin, le développement de synergies ou la réorganisation des équipes nous permet aussi d’optimiser les coûts du lycée en gardant comme priorité le bien-être de nos élèves, de nos personnels et l’excellence pédagogique.

Avez-vous étudié l’option de renégocier le taux d’intérêt de l’emprunt pour Yangpu ?

Oui. C’est une discussion qui est en cours, dans un contexte général de réduction des taux d’intérêt.

Quelles sont les mesures salariales envisagées pour les personnels du LFS en cette période de crise ? Une réduction des salaires est-elle prévue pour les personnels ?      

Non. Une réduction des salaires n’est pas envisagée, car la poursuite de l’activité a été assurée tout au long de la crise et qu’il a été demandé à l’ensemble des personnels de maintenir la qualité de l’éducation et de nos services durant cette période. L’engagement de tous pendant cette période justifie le maintien des salaires qui par ailleurs est dans l’intérêt du lycée et de la communauté scolaire. Il garantit la continuité pédagogique non seulement durant cette crise mais permettra aussi une rentrée 2020 dans de bonnes conditions.

Pourquoi une augmentation des frais de scolarité du niveau de l’inflation alors que les autres écoles internationales de SH ont annoncé un gel des frais de scolarité ?

Le LFS mutualise ses coûts et ne réalise aucun profit, ce qui permet aux familles de bénéficier de frais de scolarité parmi les plus modérés des écoles internationales de Shanghai. N’ayant pas de marge bénéficiaire, le LFS n’est pas en mesure d’accorder des réductions comme certaines autres écoles internationales. Les frais de scolarité au LFS correspondent à la somme des coûts annuels répartie entre chacun. La volonté du CA reste, et c’est un engagement de long terme, de maîtriser l’augmentation des frais de scolarité. Cette année cette augmentation sera limitée à celle du coût de la vie à Shanghai.

Des travaux sont-ils prévus cet été à Qingpu ?

Des travaux de maintenance ou de réparation sont votés tous les ans en Euroboard, avec la DSS. En général ils s’élèvent à 4 M RMB, partagés à égalité entre le LFS et la DSS. Cette année, il a été prévu de réduire les travaux de moitié, pour ce qui est des thématiques les plus urgentes (ex. étanchéité des toits de certains bâtiments).

Vous parlez d’un remboursement des frais d’ASC entre 300 et 700 rmb. Serait-il possible d’avoir des détails sur le mode de calcul d’autant plus que les activités ne reprendront pas cette année scolaire ?

Le calcul de l’avoir ASC annuelles se base sur les non-dépenses réalisées suite à la négociation des contrats avec nos partenaires. Les sommes indiquées correspondent au montant à fin avril mais sera revu pour tenir compte de l’annulation des ASC jusqu’à la fin de l’année scolaire.

2/ Questions pédagogiques

Depuis la mise en place de l’enseignement à distance, est-ce que certaines classes sont en retard par rapport aux programmes de l’année ? Si c’est le cas, qu’est-ce qui sera mis en place pour rattraper le retard ?

Les programmations et progressions ont été revues pour s’adapter à l’enseignement à distance afin de se concentrer sur les apprentissages fondamentaux. Les notions sont aussi étudiées par cycle et sont revues l’année suivantes. Les équipes ont travaillé sur les notions à voir d’ici la fin de l’année et sur celles qui seront à étudier en priorité en début d’année prochaine.

Quelle décision sera prise en lien avec l’ouverture d’une classe de seconde sur le site du Yangpu ? Avec quel effectif prévisionnel ? Est-ce que les étudiants pourront étudier dans les mêmes conditions et avec la même diversité de choix qu’à Qingpu ?

La décision d’ouvrir la classe de seconde à Yangpu a été prise. A ce jour, nous avons près de 20 inscriptions. L’offre pédagogique des options facultatives : latin et LVC. Les ateliers (type pratique artistique) seront mis en place en  fonction de la demande.

Quel est le nouveau calendrier scolaire pour l’année 2020-2021 ?

Le nouveau calendrier scolaire est mis en ligne, sur notre site internet, au lien suivant :

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/calendrier-scolaire/

Pour les cycles bilingues, où la pratique de la langue est essentielle, pourquoi ne pas rendre des sessions zoom systématiques ? Un bilan va-t’il être fait de l’usage de Zoom par sections ?

Un bilan pédagogique est prévu à la fin de l’année scolaire, puisque la période d’enseignement à distance, afin de pouvoir évaluer ce qui a été réussi et ce qui ce qui l’a moins été. Ce bilan a commencé à être abordé avec les professeurs en Conseil Pédagogique.

Pourquoi le LFS n’a-t ’il pas fait le choix d’organiser les cours à distance selon un agenda fixe de cours assurés en ligne via Zoom ?

La classe virtuelle n’est pas un moyen pédagogique universel. Contrairement à certains établissements dont enseignants et élèves sont présents, le LFS a toujours des familles et enseignants sur 3 continents. Il faut pouvoir s’adapter et trouver une voie médiane qui utilise l’ensemble des outils et pas uniquement la classe virtuelle. Il est aussi à noter que ces classes ne recueillent pas non plus 100% d’assiduité.

Le LFS a-t ’il prévu un plan dans le cadre d’une refermeture de l’établissement ? Comment sont capitalisées les réussites et difficultés de cette période pour être prêts en cas de nouvelle période de fermeture ?

Le bilan de la période d’enseignement à distance prévu en fin d’année scolaire prendra bien en compte cette éventualité afin d’être plus performants si une nouvelle fermeture des écoles devait être décidée par les autorités chinoises. Ce bilan servira à développer un plan d’action plus efficace et plus opérationnel. Pour nous aider à réaliser ce bilan, un sondage en lien avec la période d’enseignement à distance va être envoyé aux familles.

Quelle est l’organisation retenue pour les cours jusqu’à la fin d’année, en absence des examens, des stages de découverte de l’entreprise pour les secondes ?

La recherche et la faisabilité du stage dans une période de vigilance par rapport à l’épidémie ne sera pas possible. Nous avons donc laissé la possibilité aux élèves de seconde d’effectuer en amont des congés d’automne pendant l’année scolaire 2020-2021, et rendu facultatif. (cf. conseil d’établissement du 13 avril)

3/ Gouvernance

Où et comment peut-on consulter le cadre de référence (règlements, procédures,…) sur les différents processus de décision (ex: dérogation) du LFS ? 

L’ensemble des cadres de référence sont consultables sur le site internet, sur les pages suivantes :

https://2020.lyceeshanghai.com/etablissement/gestion/informations-generales/
https://2020.lyceeshanghai.com/etablissement/gestion/conseil-administration/

Les compte-rendus des instances du LFS sont par ailleurs consultables dans le menu établissement de notre site internet

Est-il possible de mettre en place une obligation de référendum pour les changements importants et en donnant la possibilité aux parents de soumettre à tout moment des résolutions au vote ?

La voix des parents s’exerce à travers plusieurs niveaux de gouvernance du lycée dont les plus importants sont l’Assemblée Générale, le Conseil d’administration, le Conseil d’établissement, le Conseil du second degré, le Conseil d’école, sans compter les différentes commissions. Participer une fois par an à l’AG permet notamment à chacun de s’informer, de discuter, et de voter ensuite en toute connaissance de cause sur les différentes résolutions proposées.

4/ Communication

Comment suivre le compte officiel WeChat du LFS ?

Vous pouvez scanner le QR Code ci-dessous ou rajouter LFShanghai dans votre WeChat

La charte de bonne pratique des réseaux sociaux, qu’il est nécessaire de signer lors de l’inscription ou de la réinscription au LFS, a été perçue par certains parents comme intrusive. Quelle décision avez-vous prise en lien avec la charte ?

La Charte de bonne pratique des réseaux sociaux du LFS n’a pas pour but d’empêcher les critiques ; Elle organise les échanges qui doivent rester respectueux et constructifs. Ne pas être d’accord n’empêche ni le respect ni la courtoisie. Cela étant, nous comprenons que la phrase que vous citez puisse être mal interprétée par certains et le Conseil d’Administration a donc décidé de la modifier.

Vous pouvez trouver la nouvelle version de la charte au lien suivant :    https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/charte-des-bonnes-pratiques/

5/ J’ai des questions supplémentaires. A qui puis-je m’adresser ?              

Le LFS a mis en place une adresse email dédiée (infoparents@lyceeshanghai.com) qui permet de répondre aux questions des familles. N’hésitez-pas à nous écrire. Nous nous engageons à répondre le plus rapidement possible à vos courriels.

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The General Assembly of LFS, on May the 30th, was a major moment of the school life. As members of the association, parents were able to vote for approving the minute of the former GA, the accounts closed on December 31, 2019, the 2020 budget, as well as choosing the parents that represent them on the Board.

Find online, in the dedicated space, all the information related to the General Assembly. Click on the following link and enter the password sent to you by email.

https://2020.lyceeshanghai.com/docs-a-telecharger/

Many parents asked questions during those two meetings. Please find below the questions, classified in categories, and the answers provided.

1/Financial questions

What are the tuition fees for the 2020-2021 school year?

Tuition fees are are presented at the following link :

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/reglement-financier/

They have been voted during the General Assembly of LFS, that was keen to contain the increase in tuition fees to 2.5%, according to the inflation level.

Transportation and ASC fees remain the same as the 2019-2020 school year. The cost of the FLESco program is 15,000 RMB per year over 2 years.

Will the decision of the Shanghai Municipal Education Commission (SHMEC) to reimburse kindergarten parents for tuition fees paid for the duration of the crisis be followed by the LFS?   

In connection with the specific issue of kindergartens, the SHMEC has recognized the specificity of the LFS and in particular the constraints imposed by the certification framework. In France, education is compulsory from 3 years old. Solutions are put in place to provide distance education. In addition, as regards financial matters, the SHMEC is not competent to impose a refund. Kindergarten is also a 3-year cycle. Learning which could not have been acquired during the period of class closure will therefore be acquired at the end of the cycle.

Was a detailed financial plan given to parents for approval before invoices are issued?

The members of the association, meeting in General Assembly, validate the accounts and the budget of the current year every year, budget which includes a proposal for the tuition fees for the following year. The 2019 accounts and the 2020 budget were presented and voted during the GA of the LFS.

Was a detailed financial report submitted to parents for approval at the end of the year?

The financial elements that have been sent with the convocation to the AG come from the auditors’ report, whose role is precisely to verify our accounts. This report was sent on April 7th. The accounts and budget are also presented in detail during the GA itself and the Board has answered the questions that have been asked by the parents.

Upon request, each member of the association can have access to the detailed accounts of the past year with the financial department.

How will non-payment of school fees be treated by parents who have received a monthly payment and who have stopped paying since December 2019?

Payment plans commit the families who have accepted them. When deadlines are not respected they are asked by the high school who study with them the reasons. We are aware that some families are affected by the crisis situation related to COVID-19 and we decided to address each personal situation on the basis of a respectful exchange but including commitments that must be respected. With the exception of scholarship families, all families have to pay their full tuition fees.

What decisions have been made for the ASC, buses and canteen?

The LFS decided to issue assets for the annual ASC and the bus . These assets, which correspond to the calculations made at the end of April, will be sent to the families at the same time as the tuition bill for the first quarter of 2020-21 at the end of June. For families leaving the school at the end of the 2020-21 school year, these amounts will be refunded. Canteen and the rest were reallocated to Budget 2020 to limit…

The down payment invoice for the year 2020-2021 has been sent while the credit note for the bus and ASC costs has not been sent. Why?

As voted during the GA, a credit has been issued by the school for the pro-rate bus fees and annual ASC that have not been consumed.

The down-payment invoice allows the school to anticipate the costs of preparing the next back to school, which is why, like every year, it is sent in advance. The amount is 15,000RMB. The invoice of the first semester 2020-2021 will be sent in Jun, once the school fees have been formally approved.

Why won’t the school issue a credit note for the canteen fees that have not been spent ?

Canteen fees are part of the tuition fees. They cannot be subtracted from them, in accordance with our financial regulations.

They are reallocated to the 2020 global budget to make it possible to limit sharply the increase of the tuition fees and to offer families a 2.5% increase which represents only the forecast inflation. So there will be no credit note, but you will continue to benefit from cost prices, making the Lycée Français de Shanghai one of the most affordable international school in Shanghai

How will the savings made from service providers be reused?

With the closure of the school, we immediately contacted all our subcontractors and negotiated with them discounts on their service invoices. We received more than 50% discount on our bus bills and nearly 75% for the canteen. These amounts will be returned to families: either by a credit note or by the payment to the 2020 budget of these unspent amounts to limit the increase in tuition fees.

What are you planning to do with the savings on :

– The electricity bill: any energy reduction is reallocated to the 2020-2021 school fees increase reduction

– The cleaning costs: we have had constantly a cleaning team to ensure the hygiene and safety condition of people on duty, and now our students, through disinfection. We have negotiated to no impact the costs for the school during the closing time as well as for the reopening.

– The costs of consumption material: the consumption costs is a small part of our costs, and it is mainly for the pedagogy. There was a campaign of delivery of material for families in Shanghai. The unspent budget has been reallocated to the pedagogy budget for the rest of the year.

– The part time workers and temporary supporting workers: we don’t have any at school.

– The canteen fees : as voted during the GA, the costs that have not been spent will be reallocated to limit the school fees increase.

– The rent reduction: except for parking lot in Qingpu campus we do not have any rental costs. For the COVID, some measure have been taken into account to allow to delay some rental fees but it is not applicable if the landlord is a private owner.

– The maintenance costs: Even if the school did not open, we had to proceed to maintenance and we actually took the opportunity to proceed to some repairs.

All the costs listed above represent 22% of the total costs budget financed 100% by the school fees.

Our structure has actually a very little part of variable costs, estimated to 8%. That is then the reason why we have limited savings.

– The transportation fees : as communicated during the meeting of April 25th , the transportation costs reduction will be reallocated to the families through a credit note

The application of all credit notes and reallocation to the limited school fees increase will be voted in general assembly

Are specific family support measures in place?

The LFS will extend the payment facilities and the financial department has already begun this work in direct dialogue with families who are reporting their difficulties. We have put in place specific procedures to stagger payment plans so that families can secure their financial commitments.

The LFS has also created a solidarity fund to which we will allocate an amount of 1.2 M of RMB, about ten scholarships.

All the information is at the following link :

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/fonds-de-solidarite/

Is it possible to set up a monthly vs. semester payment system for the next school year 2020/2021?

Tuition fees ensure 96% of the school’s operation. Unlike many schools that bill the whole year in September, they are billed twice a year to offer flexibility to families and businesses. This rule is not expected to change next year. In case of difficulty each family can contact the financial services to propose the implementation of a monthly payment plan.

What support does the school receive from AEFE or the Ministry of Foreign Affairs to prevent direct and indirect additional costs to the families because of the Covid-19?

The school does not receive any specific assistance from AEFE or the French State in connection with COVID-19. However, in an effort to support families in difficulty, France distributes scholarships every year to high school students, some 50 for the upcoming school year. In the framework of Covid-19 AEFE has launched a new grant of scholarships for the current year. This assistance to schooling, intended for French children of families no longer having sufficient resources to ensure the finalization of their payment plan, is allocated on the basis of a file submission to the services of the Consulate General of France in Shanghai.

Can the LFS receive aid from the district or Chinese authorities, if any, for international schools?

The Chinese authorities have put in place a series of measures to help businesses. The LFS, as an organization, cannot claim the same assistance. Nevertheless, we have a 50% charge exemption for Chinese staff from February to June. This saving was carried forward in the 2020 budget.

What impact will be the changes to the Chinese tax system planned for 2022 on tuition fees for families?

This question refers to the change in the treatment of in-kind benefits, including tuition fees, that could be imposed. This reform has been discussed for several years but no decision has been taken. The school is studying several scenarios.

Can you give us some examples of savings that have been put in place to control your costs?

As soon as our campuses closed we immediately contacted all our subcontractors to negotiate their service bill: bus, canteen, building management, cleaning, security but also ASC companies and our bank regarding the Yangpu loan.
We have obtained substantial discounts on these posts which will give rise to credits for buses and ASC or will be reallocated to Budget 2020 to limit tuition increases.

In addition to these savings, which are directly linked to the closure of the school, rigorous cost management has enabled us to achieve, following the renegotiation of all our ancillary service contracts in 2019, savings of 2 million RMB per year. We also downgraded summer jobs. Finally, the development of synergies or the reorganization of teams also allows us to optimize the costs of the school by keeping the well-being of our students, our staff and educational excellence as a priority.

Have you considered the option of renegotiating the interest rate on the Yangpu loan?

Yes. This is a discussion that is ongoing, in a general context of interest rate reductions.

What wage measures are envisaged for LFS staff in this period of crisis? Is a reduction in wages planned for staff?

No. A reduction in wages is not envisaged, because the continuation of the activity was ensured throughout the crisis and that all staff were asked to maintain the quality of education and our services during this period. The commitment of all during this period does not justify the maintenance of wages which is also in the interest of the school and the school community. It guarantees pedagogical continuity not only during this crisis but will also allow a re-entry 2020 in good conditions.

Why did tuition fees rise to the level of inflation when other international Shanghai schools announced a freeze in tuition fees?     

The LFS mutualizes its costs and makes no profit, allowing families to benefit from some of the most moderate tuition fees in Shanghai’s international schools. Without a profit margin, the LFS is unable to grant reductions like some other international schools. Tuition fees at the a LFS are the sum of the annual costs allocated to each. The goal of the board, and this is a long-term commitment, to control the increase in tuition fees. This year this increase will be limited to that of the cost of living in Shanghai.

Is there any works planned this summer in Qingpu?      

Maintenance or repair work is voted every year in Euroboard, with the DSS. In general, they amount to 4 M RMB, shared equally between the LFS and the DSS. This year, it was planned to reduce the work by half, for the most urgent issues (e.g. waterproofing of the roofs of some buildings).

You’re talking about a reimbursement of ASC costs between 300 and 700 rmb. Would it be possible to have details on calculation method especially since the activities will not resume this school year?

The calculation of the annual ASC credit is based on the non-expenses incurred following the negotiation of contracts with our partners. The amounts indicated correspond to the amount at the end of April but will be reviewed to consider the cancellation of the ASC until the end of the school year.

2/ Pedagogy

Since the introduction of e-learning, are some of the classes behind the programs of the year? If so, what will be put in place to catch up?

The programs and progressions have been revised in order to adapt distance learning by focusing on fundamental learnings. The concepts are also studied by cycle and will be reviewed the following year. The teams have been working on the concepts that need to be studied by the end of the year and on those which will be studied in priority at the beginning of next year.

What decision will be taken in connection with the opening of a 2nd class on the Yangpu campus? With what forecast staff? Will students be able to study under the same conditions and with the same diversity of choices as in Qingpu?

The decision to open the second class in Yangpu has been made. Today, we have nearly 20 registrations. The students will be able to choose between options : latin or LVC. Workshops (as such as arts) will be put in place according the the demand.

What is the new school calendar for 2020-2021?

The new school calendar has been posted on our website at the following link:

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/calendrier-scolaire/

For bilingual cycles, where language practice is essential, why not make zoom sessions systematic? Will an assessment be made of the use of Zoom by sections?

A pedagogical review is planned at the end of the school year, since the period of e-learning has not finished yet, in order to be able to evaluate what has been successful and what has been less. This assessment is already to being discussed with the teachers in Pedagogical Council.

Why did the LFS not choose to organize the classes remotely according to a fixed schedule of classes insured online by Zoom?

The virtual classroom is not a universal educational tool. Unlike some schools where teachers and students are present, the LFS still has families and teachers on 3 continents. It is necessary to be able to adapt and find a middle way that takes the most of all the tools and not just the virtual classroom. We have also noted that these classes do not collect a 100% attendance either.

Does the LFS have a plan as part of a reclosure of the school? How are the successes and difficulties of this period capitalized to be ready in case of a new closing period?

The review of the distance learning period planned at the end of the school year will take this possibility into account in order to be effective if a new closure of schools should be decided by the Chinese authorities. This assessment will be used to develop a more effective and operational action plan. To help us carry out this assessment, a survey related to the distance learning period will be sent to families.

What is the organization that will prevail for the classes until the end of the year, in the absence of exams as well as “understanding companies” internships for Grade 10 ?

The research and feasibility of an internship in a period of vigilance will not be possible. As a result, we gave to Grade 10 students the opportunity to have an internship before the fall breaks of the 2020-2021 school year, and we made it optional (Cf. April 13 School Council).

3/ Governance

Where and how can the reference framework (regulations, procedures, etc.) be consulted on the various decision-making processes of the LFS?

All the reference framework is available on our website, on the following pages:
https://2020.lyceeshanghai.com/etablissement/gestion/informations-generales/
https://2020.lyceeshanghai.com/etablissement/gestion/conseil-administration/

The reports of the LFS meetings and Councils can also be consulted on our website.

Is it possible to set up a referendum obligation for major changes and by giving parents the possibility of submitting resolutions to the vote at any time?

The voice of parents is exercised through several levels of governance in the school, the most important of which are the General Assembly, the Board, the School Council, the Secondary School Council, the Primary School Council, plus the different commissions. Participating once a year in the GA allows everyone to inform themselves, discuss, and then vote with full knowledge of the elements that justify the various proposed resolutions.

4/ Communication

How to follow the official WeChat account of LFS ?

You can scan the following QR Code or add LFShanghai in your WeChat

The social media user agreement, which must be signed when registering or re-registering with the LFS, was perceived by some parents as intrusive. What decision did you take in connection with the charter?

The Social Media user agreement is not intended to prevent criticism; It organizes exchanges which must remain respectful and constructive. Disagreeing does not preclude respect or courtesy. However, we understand that the sentence that has been quoted by some parents may be misinterpreted. The Board of Directors has therefore decided to modify it.

You can find at the following link the new version of the charter :

https://2020.lyceeshanghai.com/infos-parents/charte-des-bonnes-pratiques/

5/ I have additional questions. Who can I contact?               

The LFS has set up a dedicated email address ( infoparents@lyceeshanghai.com ) that allows us to answer questions from families. Do not hesitate to write to us. We are committed to answer to your emails as quickly as possible.